Gästeliste Hochzeit: wen lädt man ein (mit Vorlage)

Wen ihr einladet, entscheidet ihr nicht über Namen, sondern über eine Zahl. Legt zuerst fest, wie viele Gäste ihr euch leisten wollt und wie viele in eure Location passen. Diese Zahl füllt ihr anschließend von innen nach außen auf, beginnend bei den Menschen, ohne die ihr nicht heiraten würdet. Wer umgekehrt anfängt und erst Namen sammelt, muss später streichen, und das ist der Teil, der Verhältnisse belastet.

Mit dem Budget anfangen, nicht mit Namen

Die Gästezahl ist der größte Kostenhebel auf einer Hochzeit. Fast alles außer Location-Miete, Fotograf und Musik skaliert mit ihr: Essen, Getränke, Geschirr, Stühle, Papeterie, Gastgeschenke, Torte, Shuttle.

Rechnet deshalb einen Betrag pro Gast und multipliziert ihn. Diese eine Zahl verändert das Gespräch: Es geht dann nicht mehr um die Frage, ob die Tante eingeladen wird, mit der ihr nichts mehr zu tun habt, sondern darum, was zehn zusätzliche Gäste kosten. Das ist eine Diskussion, die ihr zu zweit führen könnt, ohne dass sie persönlich wird.

Als grobe Orientierung liegen die reinen Kosten für Essen und Getränke pro Gast in Deutschland je nach Region und Umfang häufig zwischen 70 und 150 Euro. Verlasst euch nicht auf diese Spanne, sondern setzt euer eigenes Angebot ein, sobald ihr eines habt. Holt dafür zwei Angebote statt zu schätzen. Was allein die Getränke ausmachen, rechnet unser Ratgeber zu den Getränken pro Gast durch.

Erst danach prüft ihr die Kapazität. In vielen Fällen deckelt euch die Location ohnehin, und das ist eine angenehme Ausrede. Wann welche Entscheidung dran ist, zeigt die Hochzeits-Checkliste.

Die Kreise-Methode: von innen nach außen

1. Erster Kreis: die Menschen, ohne die ihr nicht heiraten würdet. Eltern, Geschwister, Großeltern, Trauzeugen, engste Freunde. Diesen Kreis schreibt ihr beide getrennt auf und vergleicht die Listen anschließend.
2. Zweiter Kreis: Enge Verwandte, engerer Freundeskreis.
3. Dritter Kreis: Weitere Verwandte wie Onkel, Tanten, Cousins und Cousinen, weiterer Freundeskreis sowie die Partner aller bisher Genannten.
4. Vierter Kreis: Kolleg:innen, Nachbarn, Bekannte, Freunde der Eltern.

Die Regel dazu ist simpel: Ihr füllt von innen nach außen, bis eure Zahl erreicht ist. Um Diskussionen zu vermeiden kann man wie folgt vorgehen: Ein Kreis wird ganz eingeladen oder gar nicht. Halbe Kreise sind die Quelle fast aller verletzten Gefühle, weil „warum er und ich nicht“ innerhalb einer Gruppe sofort auffällt. Natürlich entscheidet ihr das aber individuell.

Ein Sonderfall, der früh geklärt gehört: Wenn Eltern etwas zur Feier beitragen, melden sie oft eigene Wünsche an. Vereinbart eine feste Anzahl Plätze, die jede Seite frei vergeben darf. Über eine Zahl lässt sich verhandeln, über jeden Einzelfall nicht.

A- und B-Liste sinnvoll nutzen

Auch hier gibt es kein richtig oder falsch, aber eine Aufteilung kann sinnvoll sein. Die A-Liste bekommt die Einladung zuerst, die B-Liste rückt nach, wenn Absagen eintreffen. Das funktioniert, aber nur unter drei Bedingungen.

Erstens muss die zweite Welle spätestens vier Wochen nach der ersten raus, sonst fällt der Zeitunterschied auf. Zweitens darf niemand aus demselben Kreis auf der B-Liste stehen, aus dem A-Gäste kommen. Genau an dieser Stelle fliegt das Vorgehen auf, weil sich Menschen aus einer Gruppe untereinander austauschen. Drittens braucht ihr die Disziplin, die B-Liste nicht doch noch zu erweitern.

Es gibt eine ehrlichere Variante: eine kleine Trauung mit Essen im engsten Kreis und eine größere Feier am Abend. Dann sind es zwei Einladungen zu zwei Anlässen und nicht erste und zweite Wahl. Das versteht jeder, und niemand muss es erklären.

Regeln für Begleitung, Kinder und Kolleg:innen

Begleitung. Setzt eine Regel und wendet sie ausnahmslos an. Zwei saubere Varianten: Alle festen Partner sind eingeladen, unabhängig von der Beziehungsdauer. Oder: Eingeladen ist, wen ihr beide kennt. Schreibt die Namen der Begleitung auf die Einladung statt „plus eins“. Das zeigt, dass ihr die Person gemeint habt, und erspart euch Rückfragen.

Kinder. Drei klare Varianten: alle Kinder willkommen, nur Kinder aus der Familie, oder keine Kinder. Wenn ihr keine Kinder möchtet, schreibt das freundlich und vor allem früh in die Einladung, damit Eltern eine Betreuung organisieren können. Ab etwa fünf Kindern lohnt sich eine Betreuung vor Ort, meist ab dem späten Nachmittag, und ihr gewinnt damit die Eltern als Gäste zurück.

Kolleg:innen. Der schwierigste Kreis, weil man sich am Montag wiedersieht. Entweder das ganze Team oder eine klar abgegrenzte Gruppe, etwa „die drei, mit denen ich auch privat etwas unternehme“. Sprecht die Einladung persönlich aus und nicht in einer Runde, in der Nichteingeladene sitzen.

Was ihr entscheidet, ist am Ende weniger wichtig als die Tatsache, dass es für alle gleich gilt. Klare Regeln erzeugen weniger Ärger als großzügige Ausnahmen.

Vorlage: diese Spalten braucht deine Gästeliste

Die letzte Spalte ist die unterschätzteste. Alles, was euch beim Sitzplan sechs Wochen später einfallen müsste, schreibt ihr jetzt hinein, solange ihr es noch wisst.

Statt einer Tabelle könnt ihr auch direkt die Gästeliste in heirate.jetzt nutzen: Haushalte, Zusagen, Kinder und Ernährung sind dort schon angelegt, und die Rückmeldungen tragen eure Gäste über ihren persönlichen Link selbst ein.

Absagen einplanen

Als Erfahrungswert sagen zwischen 10 und 20 Prozent der Eingeladenen ab. Bei weit angereisten Gästen liegt die Quote höher, bei einer regionalen Feier niedriger.

Ladet trotzdem nicht bewusst über eure Kapazität hinaus ein, in der Annahme, dass es sich schon einpendelt. Wenn alle zusagen, habt ihr ein Problem, das sich nicht mehr lösen lässt.

Setzt eine Antwortfrist sechs bis acht Wochen vor der Hochzeit und rechnet damit, dass 10 bis 15 Prozent auch dann nicht antworten. Wartet nach der Frist eine Woche, dann ruft an. Eine Nachfrage im Gruppenchat erzeugt Schweigen, ein Anruf erzeugt eine Antwort.

Plant fest ein, dass in der letzten Woche noch Absagen kommen. Krankheit ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Haltet deshalb im Sitzplan zwei Plätze flexibel und meldet dem Caterer die finale Zahl so spät, wie er es zulässt.